TANJUNG SELOR – Sebagai upaya dalam memberikan pemahaman mengenai program kearsipan yang ada di setiap organisasi perangkat daerah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltara menggelar penyusunan jadwal retensi arsip (JRA) di Hotel Anugrah Tanjung, Selasa (23/10).
Berdasarkan Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan atau BUMD wajib memiliki JRA.
“JRA merupakan salah satu tahapan dalam managemen kearsipan dinamis,” kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltara Hermawan.
Dalam artian umum JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan. Dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
“Salah satu aspek dalam proses ini adalah adalah mengenai pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip sebagai suatu tindakan untuk mengurangi arsip,” ujarnya.
Pada dasarnya tidak semua arsip digunakan sepanjang masa untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Tetapi ada sebagian dari arsip tersebut yang pemakaiannya sudah menurun atau sudah jarang digunakan.
Untuk itu, perlu diadakan seleksi atau penilaian terhadap nilai guna arsip itu, baik dari segi kepentingan yang menciptakan arsip maupun kepentingan lainnya. Dari hasil penilaian itu, dapat ditentukan arsip yang bersangkutan perlu disimpan atau disusutkan/dimusnahkan.
“Sehingga memungkinan bagi tersedianya penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik bagi arsip yang masih mempunyai nilai guna,” ujarnya. (humas)
