TANA PASER - Setelah semakin menumpuknya arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DKP) Paser baik itu milik DKP maupun titipan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya, ribuan berkas arsip yang sudah dianggap tidak layak digunakan dan disimpan dimusnahkan melalui mesin cacah. Kepala DKP Paser Herwati mengatakan selain sudah tidak memiliki nilai guna, arsip ini dianggap telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan. Serta tidak ada perundangan undangan yang melarang dan arsip tersebut tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
" Hari ini kita juga hadirkan para saksi di luar OPD kami, yakni dari Inspektorat, Bagian Hukum dan OPD terkait yang arsipnya dimusnahkan hari ini. Ada 4 OPD selain DKP, yakni Sekretariat DPRD, Bagian Umum Sekretariat Daerah, dan Dinas Pendapatan Daerah yang dulunya masih bergabung dengan Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah," ujar Herwati.
Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip 10 tahun terakhir. Total ada 12 OPD yang arsipnya berada di Depo Arsip DKP. OPD lainnya ialah Komisi Pemilihan Umum (KPU), Kecamatan Batu Sopang, Dinas Pendidikan, Bagian Hukum, Kecamatan Tanah Grogot, Bagian Keuangan Setda, dan Bagian Humas dan Protokol Setda. Pengelola arsip kata Herwati merupakan bagian penting suatu pemerintahan daerah, selama ini banyak aset daerah dan negara yang bisa hilang dan harus dibeli kembali imbas tidak adanya pengelolaan arsip yang baik.
Penyusutan arsip bisa dilakukan dengan 3 cara, melalui pencacahan, dibakar dan dipindahkan. Cara paling efektif menurutnya ialah dengan cara pencacahan. Karena tidak menimbulkan polusi. Ada 2 jenis arsip yang biasanya disimpan, yakni arsip statis dan arsip dinamis.
" Sesuai instruksi presiden, semua OPD harus bisa mengelola arsipnya dan juga wajib memusnahkannya jika sudah layak. Pasalnya setiap hari seluruh OPD pasti menghasilkan minimal 5 arsip. Kini kita telah menghasilkan 7 perda terkait kearsipan, semoga ini bisa berjalan dengan baik," harapnya.
Kabid Akuisisi dan Pengelolaan Kearsipan DKP Paser, Hanafi Surya Indra menambahkan saat ini depo arsip di Paser belum memenuhi standar gedung arsip nasional. Di mana seharusnya ada beberapa kriteria semisal tahan api, anti rayap dan lainnya. Selain itu DKP juga belum memiliki tenaga ahli Arsiparis.
" Semuanya masih terkendala anggaran. Seharusnya di tiap OPD minimal memiliki satu tenaga arsip. Apalagi OPD teknis yang memiliki data penting terkait arsip statis," tuturnya. (/jib)
