Sekitar dua bulan terakhir, seluruh produk Disdukcapil memiliki tampilan berbeda. Legalitas surat kini tanpa tanda tangan kepala dinas. Sebagai gantinya diterapkan barcode atau disebut tanda tangan elektronik (TTE).
Inovasi TTE yang dirilis Kemendagri diklaim sangat membantu dalam pelayanan publik. Kepala Disdukcapil Hasbullah Helmi menjelaskan, TTE bisa dilakukan di mana dan kapan saja, karena data diakses real time.
Tidak terbatas ruang dan waktu, dan tak lagi mengharuskan dia berada di tempat selama jam kerja. Sehingga pelayanan bagi mereka yang mengurus administrasi akan semakin mudah dan cepat.
Aksesnya secara online melalui sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK). Kemudian data pengajuan dokumen yang masuk ke Disdukcapil terlampir di website tersebut. Selanjutnya kepala Disdukcapil bisa melalukan pemeriksaan data dan membubuhkan TTE daripada harus memberikan tanda tangan secara manual. “Tidak sembarangan yang bisa akses jaringan ini karena menggunakan VPN khusus,” ucapnya.
Keamanan TTE ini terjamin karena telah melibatkan Badan Sandi dan Siber Nasional (BSSN). Dengan keamanan yang tinggi, sulit memalsukan Kode QR atau biasa dikenal dengan istilah QR Code. QR Code adalah bentuk evolusi kode batang atau barcode dari satu dimensi menjadi dua dimensi.. Dia menjelaskan, QR Code ini bukan copy dari gambar tanda tangan. Melainkan data khusus untuk setiap berkas. Sehingga setiap barcode tidak akan sama. Maka dari itu setiap barcode bisa dicek untuk melihat keaslian dokumen dengan aplikasi scan.
Sebelum ada TTE, Helmi biasanya harus menandatangani sekitar 600 lembar dalam sehari secara manual untuk menyelesaikan dokumen administrasi penduduk. Tentu bukan hanya melelahkan, tapi menyita waktu. Belum lagi saat dia harus melakukan perjalanan dinas atau keperluan lain, maka dokumen administrasi menumpuk dan menunggu ditandatangani.
“Sekarang tidak ada lagi berkas menumpuk di meja, saya cukup buka website. Baik dari komputer atau handphone untuk TTE,” katanya. Apalagi TTE Ini berlaku untuk seluruh dokumen Disdukcapil mulai dari akta kelahiran, surat kematian, kartu keluarga (KK), surat perkawinan, surat perceraian, surat pindah, pengangkatan dan pengesahan anak.
Berjalan sejak 15 Agustus, jumlah KK di Balikpapan yang diterbitkan dengan TTE mencapai 10.394 dan akta kelahiran 3.212 berkas. “Sementara untuk dokumen sebelumnya yang sudah terbit dengan tanda tangan, masyarakat tidak perlu cemas. Dokumen dinyatakan tetap berlaku,” bebernya.
Dia bersyukur, TTE membuat Disdukcapil semakin mudah memberikan pelayanan kepada masyarakat. Tidak perlu lama menunggu berkas selesai. Hanya saja dengan TTE, ada perubahan standar operasional prosedur (SOP) yang dialami petugas Disdukcapil. Ini memang membutuhkan kerja keras di awal karena tidak familiar dengan sistem tersebut.
Perubahan terjadi jika awalnya dokumen perlu dicetak terlebih dulu berbentuk fisik. Kemudian dibubuhkan tanda tangan. Saat ini justru terbalik. Tahap awal operator masukan data, lalu diverifikasi kepala seksi untuk mengajukan tanda tangan. Hingga datanya masuk ke kepala dinas untuk proses TTE. Setelah semua beres, baru dokumen dicetak.
Konsekuensinya dibutuhkan kekuatan dari sisi server agar proses TTE lancar. Kelebihannya dari sisi biaya lebih murah dibanding sebelumnya. “Karena yang tadi berkas harus empat rangkap, sekarang hanya perlu cetak satu untuk kepala keluarga,” tutupnya. Sementara salinan yang biasa untuk RT, desa/kelurahan, kecamatan menggunakan data yang diberikan Disdukcapil. (gel/ms/k15)
